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挚诚.志成(网志)

「招标妥」推动严谨招标程序 业主申请反应踊跃 承建商参与更积极

市建局在2016年5月推出的「招标妥」楼宇复修促进服务(「招标妥」),即将满3周年。这段期间,业主和法团参与计划的反应十分正面,其中在2017年10月,政府在财政预算中拨款三亿元,让业主以优惠费用参加「招标妥」后,市建局收到的申请个案数目,由优惠计划实施前约100宗,升至今年3月的约720宗,升幅达6倍,涉及的单位数目超过10万个。我乐见这项服务已逐渐受到大厦业主和法团欢迎。

相比申请数字,至目前为止,只有八份申请成功召开业主大会拣选工程承建商,当中原因是业主筹组楼宇复修工程时,必须符合《建筑物管理条例》的采购服务安排,为招聘工程承建商拟订好标书文件,及进行公开招标,不能为加快进度而省略既定的程序和审核工作。故此,「招标妥」并非只在公开招标的环节提供支援,而是由市建局担当「促进者」角色,由协助法团筹备招标聘请工程顾问开始,直至业主召开业主大会拣选工程承建商为止,过程涉及三个阶段的工作,包括聘请工程顾问、聘请工程承建商和开标及评审标书,不同阶段所需要的时间,则取决于有关工作的实际进度,难以一概而论。再者,由于不同申请个案所涉及的楼宇单位数目、业权分布情况以至所需进行的维修工程规模各有不同,视乎个别楼宇的实际情况,一般也需要18至24个月才能完成该三个阶段,直至就业主工程顾问所提交的标书评核报告提供了意见,以便业主可以召开业主大会拣选工程承建商为止,「招标妥」的服务才算是完结。

在第一阶段,市建局会委派独立专业人士,协助法团聘用复修工程专业顾问,以负责带领法团进行具体筹组和招标工程的工作,并监督往后一切的维修工程至完成为止。现时已接获的720宗申请之中,除了部份个案的业主需要准备申请文件(例如业主立案法团注册证书、业主大会上通过进行楼宇维修并参加招标妥服务的决议等)交予市建局作资格审核外,我们已完成审批约六百宗的申请,占申请总数约八成多,包括有部份是新近才参与计划的个案。

这些申请「招标妥」服务的业主,大多没有筹组楼宇工程的经验,因此他们在聘请工程顾问前,市建局职员会参与法团举办的简介会,向业主详细讲解筹组维修工程的具体流程、聘请工程顾问的作用、其职责及服务范围等,以便他们制定合适的工程顾问服务标书。这些前期工作有助增加筹组工程的透明度和加强业主的信心,减低日后业主间可能出现误解的机会,连同草拟招聘合约及往后的招标程序等,一般也需要12个月才能完成。

目前,约四成「招标妥」个案已聘用了工程顾问。在开始第二阶段(聘请工程承建商)前,工程顾问需要展开楼宇勘察工作,了解楼宇的整体状况及老化程度,从而制定合适的楼宇复修方案及工程估算,以便编制聘请工程承建商的标书,而「招标妥」下的独立专业人士会在上述过程为业主提供意见。

第三阶段的工作主要透过电子招标平台(「平台」)招聘工程承建商,及截标后进行开标并由工程顾问审核每份标书及撰写评核报告,最后召开业主大会议决中标的承建商。现时,约有70宗个案已透过「平台」招标聘请工程承建商,而当中约60宗个案已经完成招标。此阶段工作较耗时,原因之一是引入「平台」服务前,一般受资助的大厦维修工程,回标数目平均只有约20份;而在上述该60宗利用「平台」进行招标并已截止入标的个案中,经过初步统计后,他们平均收到40份标书,回标数目是前者的一倍。由于接获的标书数目增多,工程顾问便需要更多时间详细评核标书,包括分析回标价目和审视各投标者的公司资历;同时,市建局委派的独立专业人士亦要对工程进行独立的估算,就回标价格提供意见。

此外,由于维修工程费用一般较大,根据《建筑物管理条例》规定,若工程费超过每年楼宇管理预算的20%,法团管委会便不能自行决定中标结果,而须召开业主大会将所有有效标书及工程顾问的分析及意见提供业主参考,并必须以过半数票通过决议,拣选合适的工程承建商。可想而知,业主在这阶段需要处理的工作复杂而耗时,不可能匆匆完成。

同事近日和我分享港岛区一个大型屋苑业主刚透过「招标妥」完成拣选维修工程承建商的个案,涉及单位逾数千伙。这个屋苑的业主,过去曾尝试组织大型维修工程,惟过程并不顺利。一方面,涉及业主的人数众多,而大部份业主对维修工程细节和招标程序却意见分歧;另一方面,由于该屋苑的维修工程规模较大,业主对工程承建商的水平亦有一定要求,通过传统方式在报章刊登招标启示及邀约投标方式进行招标,未能吸引更多工程承建商投标。结果,该屋苑业主最终未能拣选合适承建商,令维修工程难以顺利展开。

在「招标妥」服务推出后,这个屋苑随即申请,并在2016年8月获批,随后重启了筹组维修工程工作。屋苑业主邀请市建局委聘的独立专业人士,协助审视早前草拟的招标文件,独立专业人士亦于审视各份文件后,建议作出若干修订,协助厘清标书内关于合资格承建商的资历要求、维修外墙等工程主要部份的施工方案及风险管理条款等。市建局职员及该独立专业人士亦多次参与业主会议,协助讲解维修工程的细节和招标安排。最终业主顺利通过修订后的工程标书,在2017年12月通过「平台」公开招标。

随着约3个月的招标期结束后,共收到超过20份有效标书,入标数目较参与「招标妥」前的招标结果大幅增加,并吸引多间在市场上有丰富工程经验及具实力的承建商入标竞投,部分更是市场上具实力但从未参与复修工程的承建商,给业主更多选择。而由于屋苑业主对工程承建商的服务质素有较严谨要求,故此在审核标书时决定分两阶段审核标书。在首阶段,工程顾问只会就标书的技术内容作评审,包括工程承建商资历、财政状况及工作经验等元素进行技术评估;在完成技术评估报告后,屋苑业主才开启所有标书的回标价,由工程顾问综合技术评估结果及回标价分析,制定整体标书分析报告,因而,这两个步骤共需大半年的时间才完成。屋苑业主最终在去年底召开业主大会,详细讨论该份标书报告及独立顾问的工程估算分析后,正式议决中标的工程承建商。据知,该屋苑已与工程承建商签订合约,预计今年第二季便能展开工程。这屋苑拖延多年的楼宇复修问题,透过「招标妥」的支援,最终能向前跨出重要一步。

从这个成功例子,我们可以见到,即使这类规模庞大的大型屋苑维修工程,只要业主们能够齐心团结,便能顺利推动维修工程。楼宇维修工程涉及复杂的招标及施工方案,推出「招标妥」服务旨在协助业主在筹组维修工程的路途上,让业主对各项环节有更深入和全面理解,减低在整个筹组维修过程可能出现的误解和分歧。尽管部份过程需时,但每一个环节和阶段也有其重要的意义和作用,不能单单只看完成个案的多寡及所需时间的长短而论成败。

随着「楼宇更新大行动2.0」、「消防安全改善工程资助计划」及「优化升降机资助计划」陆续展开,参与各计划的楼宇均需要透过「招标妥」进行招标。市建局将持续优化「招标妥」的服务流程,及于本月底推出「楼宇复修平台」(http://brplatform.org.hk),为业主提供更多具参考价值的资料,以做好专业支援和「促进者」角色,鼓励更多旧楼业主进行楼宇维修。