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行政總監網誌《摯誠.志成》

楼宇复修工程实试视像开标成功 探索既可行而合规的业主会议新模式

我在上月的网志提到,因应楼宇复修资助计划下已完成聘请工程顾问或承建商招标程序的楼宇个案,有关法团在疫情下未能安排开标的情况,市建局团队应用科技,试行线上视像直播开标,让业主代表在家中见证开标环节。在过去一个月,受疫情影响而未安排开标的100多宗个案中,共有约40宗个案的法团已登记预约线上视像直播开标,其中5宗的法团已实试这项新安排,在本局安排注册会计师主持下成功开标;余下已预约的个案亦获安排在未来两个月进行,业主们对此普遍正面,市建局提供协助的同事都感到鼓舞。

即使加快了开标流程,若然工程金额超过大厦每年管理预算款额的20%,法团仍需要举行业主会议,通过有关聘用工程顾问或承办商的议决,因此在疫情下举办会议受阻导致筹组工程出现樽颈的情况,未算彻底解决。

有见及此,市建局团队正详细审视现行大厦管理法规下有关法团举行业主会议的相关规定和要求,探讨相关法例和采购供应品、货品及服务的工作守则,是否容许弹性安排,让法团在疫情的限制下,透过线上举行视像业主会议,以及其过程中需要关注的事项和执行细节,希望既能协助业主克服疫情防控措施的规限,加快处理积压的招标文件及聘用议决;亦令当中的操作能符合法规要求。

会计师主持视像开标程序  保障公平公正

视像开标安排运作了一个月,同事汇报各项操作大致顺利。在视像开标下,核准注册会计师和市建局代表会在中央标书收集处开启标书,整个过程透过视像方式供业主在家监察。职员会在会计师见证下进入标书处理室,开启指定储存柜的柜锁,取出有关招标工程项目所收集的标书。会计师透过视像镜头,向业主展示每份标书的公司名称及工程标价,核对及记录每份标书的回标价,以编制一份招标项目的回标纪录,最后签署作实,确保整个开标过程公正、可靠,与业主实地监察无异。

web photo整个开标环节全程以视像直播,包括由市建局职员在会计师(左图,左一)见证下取出标书;然后会计师向镜头逐一展示每份标书的公司名称及工程标价,供业主代表监察(右图)。

有参加视像开标的业主与市建局团队分享,认同整个过程流畅、严谨,对这项科技应用十分满意。其中,旺角一幢大厦的法团管理委员会主席庄小姐说,她居住的大厦已经超过50年,有外墙渗水、公共喉管漏水等问题,故参加市建局多项楼宇复修资助计划,盼能早日翻新大厦。法团早前已招标聘请工程顾问,但却因为近期疫情严峻导致招聘承建商的开标程序受阻,感到担忧。

她与另外三位法团代表参与是次招聘承建商的视像开标,形容整个过程与实体现场开标没大分别,尤其会计师透过镜头向业主宣读和清楚展示投标公司的名称及标书金额,再在每份标书的投标总价旁盖上市建局印章及日期,并签署作实,让业主代表对开标结果感到安心。不过,庄小姐也不讳言,法团下一步需要为如何筹办业主会议以进行聘用承建商的议决而烦恼,若市建局能够协助进一步应用科技,举行视像业主会议以突破限聚令的限制,法团乐意配合。

视像直播业主会议涉及复杂法律条文

今次视像开标的新安排获得业主认同,为筹组楼宇复修工程的工作迈进一步。然而,团队亦留意到部份未有登记使用视像开标服务的受影响法团,认为即使成功开标,法团仍面对召开业主会议,就聘用工程顾问或承办商进行讨论及议决的困难,因而仍然犹豫不决。

虽然有业主希望进一步探讨举行视像业主会议的可行性,惟现时《建筑物管理条例》及相关的大厦管理工作守则和指引,并无明文规定接纳视像业主会议,及其涉及的操作要求。在研究相关安排的可行性时,法团需要评估进行视像业主会议的相关执行细节,包括场地、核实参与会议业主身份及「被委任代表」的措施、点算法定人数以至业主投票的方式,是否符合现行法例定义下对业主会议程序的规管。

有见及此,市建局团队为协助业主全面审视有关情况,正就现行大厦管理法规针对法团在举行业主会议时须满足的不同要求,谘询物业管理、专长处理楼宇管理事务的法律界别以至创新科技界持份者的意见。团队经过初步研究,就举行视像业主会议涉及的问题,归纳为以下三方面:

(一)须厘清业主会议地点的定义
根据《建筑物管理条例》第34D条第三款,业主的决议要在按照该条例附表三的规定而召开及进行的业主会议上通过。附件三详细列明召开业主会议的要求,包括法团管理委员会秘书须在会议日期至少14天前,向每一名业主及租客代表发出会议通知,「会议通知须指明 (a) 会议日期、时间和地点;及 (b) 拟在会议上提出的决议(如有的话) 或其他拟在会议上讨论的事宜」。然而,附件三并无表示线上视像平台直播业主会议是否符合「地点」的定义。换言之,举行会议的「地点」是否只限於一个可供业主亲身出席、并就拟议事项作讨论的实体场地,需进一步厘清。

(二)如何核实视像业主会议的投票者身份
根据《建筑物管理条例》第20A条,透过招标方式竞投的服务(例如招聘工程承建商),若有关金额超过法团每年预算款额的20%,竞投公司所提交的投标书是否获采纳,须取决於在法团业主会议上通过的业主决议。该条例附件三第三款列明,业主会议上一切事项,「均由亲自投票或委派代表投票的业主以过半数票决定」。

参与视像直播会议的业主,若透过电子方式投票,过程中如何核实投票者的身份,确认业主是「亲自投票或委派代表投票」,以及如何点算有效的业权分数,均涉及较复杂的数码身份认证技术;此外,亦须顾及网络保安的问题,包括如何禁止非业主或授权出席人士透过非法手段参与会议、投票形式会否违反大厦公契等。而整个会议过程及相关投票纪录的数据储存、业主私稳及会议涉及敏感资料的资讯保安措施等,亦是视像会议不能忽略的范围。

(三)更改业主会议模式需业主共识
根据《建筑物管理条例》附件8第15条,「业主会议程序,须为业主所决定者」,但无触及有关改变业主会议形式的程序。团队审视了部份涉及业主会议程序的法庭案例及判决,其中一宗个案的判辞提及,由於业主会议的程序应由业主决定,有关改变会议形式必须得到全体业主一致同意。然而,在实际操作上,要在举行视像会议前,召集全体业主举行实体会议,以一致通过改变业主会议形式的议决,难度甚高。

总结来说,《建筑物管理条例》所规管的业主会议模式,是以实体形式进行为基础。视像业主会议是否具法律效力,仍取决於法庭对《建筑物管理条例》的解读和个别大厦公契的条款。即使法律上容许召开视像会议,亦要注意召开会议和执行会议程序的实际操作,例如部份长者业主未必熟悉使用电子设备或网上会议软件、网络连线、信号接收的流畅度,以免造成会议中断;以及视像会议如何能像实体会议般让参与者自由发表意见等。

探索试行视像业主会议新模式 

市建局明白试行视像业主会议涉及多方面的难题,实践上必须作周全考虑,在加快处理积压的招标项目聘用议决和相关工程服务采购,及相关程序须符合法规要求,二者之间取得平衡。

但我相信,创新思维加上科技的应用,只要敢於探究和尝试,总有方法将不可能变成可能。我留意到,疫情导致举行法定会议受阻的情况并不限於业主会议,一些上市公司可能同样无法召开实体股东大会;而部分较大型的上市公司便积极应用科技,成功召开视像直播股东大会。这类视像股东会不单具备直播会议的功能,更结合智能网上平台,提供实时投票、即场发问等功能,让与会者与公司管理层代表讨论营运业务。

市建局团队借鉴视像股东大会的执行经验,计划联络本地的创科机构,研究设立一个专属适用於大厦管理事务的视像会议平台的可行性,以善用各类数码身分认证技术,核实业主身分和持有的业权份数,以便业主在视像平台上讨论各类事项,并就相关决定作出投票。

我期望在短期内可就筹办业主视像会议制订一套初步方案,以谘询已完成开标程序、但仍待安排业主会议作讨论和议决的法团的意见。有需要时,亦会徵询相关政府部门、法律界和物业管理界别持分者的意见,以进一步深化建议。

当相关方案研究成熟,并完成一系列涵盖技术、法律及保安等范畴的可行性评估后,市建局将考虑拣选一个楼宇复修工程项目作为试点,协助相关法团举行视像业主会议,归纳试行的执行经验,以便作进一步优化及总结。

我们考虑推行试点项目的条件,包括涉及的单位数目较少,例如是楼层较少的单幢楼,让法团较容易就改变举行会议的形式取得业主的共识,以及核实参与会议业主的身份;相关的楼宇复修工程具急切性,例如是维修老旧破损的渠管,务求尽快减低疫情在楼宇爆发的风险,保障居民健康;此外,需要议决的事项要较简单,例如只就单一工程方案作投票,增加讨论和投票效率,亦让业主易於适应新的会议形式。

我和团队都明白,要协助业主促成举行视像会议、加快处理涉及楼宇维修相关工程招标及服务采购的议决,涉及复杂的问题和全盘的考量,并不容易。然而,面对疫情持续的严峻挑战,大厦管理跟其他经济和民生事务一样,必须配合不断转变的环境,作适时、适度的调整,才能转危为机,走出困局。